経験から語る!プロジェクトにおけるゴール共有の大切さ

こんにちは、エムエム総研の渡辺です。

前回は、ノベルティグッズ制作時の注意点についてお話しさせていただきました。

その後、反響もあり「ノベルティーの渡辺」といわれることもありましたが、誤解を解くために申し上げます。私はノベルティグッズの制作だけを行っているわけではありません(笑)。イベントや展示会、クリエイティブなどさまざまなプロジェクトの企画やマーケティング戦略のご支援をしています。

そこで今回は、私が数多くのプロジェクトを通して学んだ、「プロジェクトを成功させるために必ずやっておくべきこと」を、教訓となった出来事を交えてご紹介させていただきたいと思います。

新米時代の失敗談

これは私がまだ現在のような業務を担当するようになって、間もない頃のお話です。

当時、私は主としてイベント企画と運営のご支援を担当しており、ある日、お客様の依頼で展示会の出展支援をさせていただくことになりました。

そして、お客様からは以下のような具体的なご要望をいただきました。

「展示会のブースエリアにてミニセミナーを展開したい」

「直接サービスを見ることができる展示エリアを設けたい」

プロジェクトの進め方としては、実際に展示する内容(コンテンツ)はお客様のほうで制作し、私はブースのデザインと当日の運営を主に担当することになりました。

しかし、進めていく上で、以下のようなトラブルが起こりました。

顔 展示アイテムが開催一週間前で変わる

顔 展示物の説明員が準備されていなかった

顔 当日運営スタッフがサポートしようと頑張るが、対応策を見出せない

いやぁ、結構な問題が起こったものです(笑)。

このような状況に陥ったのには、当然プロジェクトの進め方に理由があります。

私はプロジェクト終了後、下記のような反省点を見出しました。

【プロジェクト全体としての反省】

プロジェクトメンバー全体で密なコミュニケーションがとれていなかったこと

【個人としての反省】

各々が依頼された事を達成することに集中し、プロジェクトのゴールを見失っていたこと

ここで詳しい経緯は語りませんが、総じて「プロジェクト成功に向けた正常なプロセス」がきちんとされていなかったためと考えています。

プロジェクトのゴールに何を設定するのか

B to Bの展示会出展における最終的な目的(ゴール)は、「売り上げを伸ばすこと」であり、そのための「リード、名刺の獲得件数」を目標にされることが多いと認識しています。

ただし、そのような数値目標だけでよいのでしょうか。

ご来場いただいた方に、「どのような期待を抱いて来場し、どのような気持ち(印象)を抱いて帰ってもらいたいか」という心情(インサイト)的な部分を考える必要はないのでしょうか。

おそらく当時のプロジェクトメンバーは、数値的な目標だけに注力しており、ご来場されるお客様へ与える印象までをゴールとしていませんでした。

もし、そこまで想像できていれば、

以下のようなことも自然と考えることができたはずです。

接客対応  : 「どのような接客をすべきか」

コンテンツ : 「どのような展示内容にすべきか」

役割分担  : 「誰が担当すべきか」

「今更何を言っているの?」、「当たり前じゃないか?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、当たり前のことがついつい抜けてしまうこともあります。プロジェクトの成否につながることなので、改めてご紹介させていただきました。

ゴールを設定したら終わりでよいか

さて、ゴールをきちんと設定できたら、それで終わりではありません。大事なプロセスは、その後にあります。設定したゴールはきちんとプロジェクトメンバー全体へ共有してこそ、意味があるのです。

特に複数部門の方々が関わる大規模プロジェクトの場合は、このプロセスがとても重要になります。当時の私の例でいうと、映像、音響、演出、ステージ進行といった、展示会運営に関わる外部関係者に対しても設定したゴールを共有することが重要です。

どのようにプロジェクトメンバーへ共有するか

主催されるお客様のマーケティングご担当者はもちろんのこと、それ以外の部門の方々、外部の関係者とコミュニケーションを十分に図り、ゴールを共有できれば、それに越したことはありません。

ただ、それができるなら、誰もプロジェクトを失敗することはないのです。

プロジェクト進行において、一番の落とし穴は、関係者多数とのコミュニケーション深度と認識のすり合わせにあると思っています。

私はこのようなことがあって以降、欠かさずに実施していることがあります。

それは、設定したゴールやミーティング内容をドキュメント化し、ニュアンスもきちんと残すということです。

ドキュメント化することで、抜けもれを把握することができるほか、新たな気付きと想定すべき対応策を考えることができるのです。これまた、当たり前のことを綴っていますが、頭で考えたことを可視化するプロセスはとても重要です。

ちなみに、以下弊社でも利用しているプロジェクト進行、共有ツールを一部ご紹介します。

Google ドキュメント

Backlog

Dropbox

Box

プロジェクト進行において大切なこと

最後になりますが、プロジェクトを成功に導くためには、ゴールの設定とゴールの共有がとても重要になります。プロジェクト進行を改善したいとお悩みの場合は、こちらの記事で書いた内容について、改めて確認してみてはいかがでしょうか。

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