【これで失敗しない!】イベント会場の決め方

各種イベントやセミナー展示会などを開催・運営するにあたって、

会場選びというのはとても重要な事柄です。

昨今話題になっているイベントの会場といえば、

やはり2020年東京オリンピックでメインスタジアムとして利用される「新国立競技場」でしょう。

元々1300億円で作るはずだった競技場が、

あらためて費用を試算すると2520億円以上になるという事態になっております。

この新国立競技場に限らず、東京オリンピックのために作る各競技場のほとんどの費用が

建築資材や人件費の高騰で元々の試算よりかなり高くなっているということなので大変ですね。

さて、そろそろ本題に行きたいと思います。

この新国立競技場の問題をテレビで見ていて少し興味をひかれたことがありました。

有名なオリンピックのメダリストの女性が、涙ながらに

「アスリートはこのような問題だらけの競技場では競技をしたくない」

ということをおっしゃっていました。

その時ふと思ったのです。

「自分たちはイベント会場を選定する際に、どんな基準で会場を選んでいるのだろう」と。

そこで今回は、各種イベント会場を選定するための基準を考えてみました。

立地

まず会場を選ぶにあたって重要なのが開催場所です。

ここで重視すべきポイントは、「利便性」と「付加価値」です。

まず、利便性。

来場されるお客様にとって便利な場所を探しましょう。

例えば、東京で開催するイベントで地方からの来場者が多ければ、

東京駅近辺や品川駅近辺だと来場者の方は便利ですよね。

そして、付加価値。

ここで言う付加価値とは、

「アニメのイベントであれば秋葉原で開催し、お客様に喜んでもらう」というようなことです。

お客様にとって魅力のある場所を選定し、イベント+αの満足感を得ていただくような心配りが大切です。

分相応かどうか

これは来場者や第三者から、
「その会場での開催はふさわしくない」と思われないような会場選びです。

例えば、大赤字を出して株式の配当もないような会社が

5つ星のホテルで株主総会を開催していたらどうでしょう?

一時期いろんな大手の企業がセミナーなどの開催をホテルで行うのを控えていた時期がありました。

「こんなに不景気なのにあそこの企業はお金あるね」

とか、

「もっと別のところに使ってよ」といった印象を与えるからだそうです。

かといって、安さを重視して会場を選ぶと、

来場者へのおもてなしとして逆に悪い印象を与えることもあります。

そのイベントにはどの程度の会場がふさわしいのかを考えましょう。

イベント会場の広さ

イベント会場を選定するにあたってどのくらいの広さの会場を選べばいいか。

ホテルや貸しホールのホームページには、収容人数が書いてあります。

しかし、中には結構水増ししている場合があり、

実際にはそんな人数を収容出来ない…なんていうこともあるので要注意です。

目安としては、

スクール形式(机と椅子があるレイアウト)の場合

平米数×0.6 (1800mm×450mmの机に3名掛けの場合)

シアター形式(机がなく椅子だけのレイアウト)の場合

平米数×0.9

でおおよその人数を出すことができます。

あくまで目安ですので、イベント内容や来場者の属性、

会場の形などによって調整は必要です。

予算

今まで会場を選ぶにあたって何点か述べてまいりましたが、

最終的には予算があわなければ開催できません。

都内で同じような大きさ、同じような雰囲気の会場でも、

立地によっては費用に差が出てきます。

今まで述べてきたことと予算のバランスを考えて会場を選定しましょう。

また、会場によってはホームページに掲載されている価格より勉強してくれる場合や、

懇親会などで料理が出るか否かで室料が変わる場合もありますので、

そのあたりも考慮しておいたほうがいいでしょう。

まとめ

ごくごく一部ではありますが、イベント会場の選び方についてご紹介してきました。

せっかくいいコンテンツでイベントを開催するのに、

会場で不快感を与えてしまったらもったいないですからね。

内容・会場ともに来場者に満足していただけるようなイベント作りを心がけましょう。

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